A gestão eficaz dos recursos tecnológicos é hoje um ponto de destaque para empresas de todos os tamanhos e setores. As inovações de mercado e o crescimento constante das soluções de TI conduzem a uma expansão acelerada dos chamados ativos de TI: desde servidores, computadores e redes até equipamentos especializados.
Em um ambiente tão heterogêneo, gerenciar esses ativos de forma desordenada pode resultar em desperdício de recursos, maior vulnerabilidade a falhas, riscos de segurança e perdas financeiras consideráveis.
O conceito de gestão de ativos de TI abrange a identificação, o monitoramento e a manutenção de cada recurso envolvido no cotidiano de uma organização.
Isso inclui, por exemplo, o mapeamento de quando e onde esses ativos estão em uso, qual a carga de trabalho a que são submetidos e quando suas atualizações ou substituições se fazem necessárias.
Além disso, práticas de governança e documentação contínua possibilitam que a empresa cumpra obrigações legais, mantenha-se em conformidade com normas de privacidade e segurança e ofereça melhor qualidade de serviço aos clientes ou usuários internos.
Para a Mapel, que lida frequentemente com demandas relacionadas à impressão e soluções de outsourcing, a gestão de ativos de TI assume um papel primordial.
É comum encontrar ambientes onde plotters e outros equipamentos se multiplicam descontroladamente e, na ausência de um inventário centralizado, surge confusão na hora de estabelecer manutenções ou alocar recursos.
Felizmente, ao adotar estratégias de governança voltadas para o inventário digital de hardware e software, a empresa pode antecipar gargalos operacionais, corrigir potenciais vulnerabilidades e, sobretudo, otimizar custos — pois cada novo ativo passa por um ciclo de vida bem definido e planejado.
Neste texto, abordaremos o que são os ativos de TI, como classificá-los, por que a gestão desses recursos é vital e quais as melhores práticas para colocar em ordem essa parte estratégica da infraestrutura.
O que são Ativos de TI?
Os ativos de TI (Tecnologia da Informação) englobam todo o conjunto de recursos tecnológicos que a empresa utiliza para suportar suas operações.
Embora muitas vezes as pessoas associem ativos de TI apenas a computadores e servidores, na realidade esse conceito é bem mais amplo e inclui componentes como:
- Hardware (desktops, notebooks, monitores, plotters, impressoras);
- Softwares (sistemas operacionais, aplicativos corporativos, licenças de antivírus e ferramentas de design);
- Infraestrutura de rede (roteadores, switches, cabos, pontos de acesso);
- Dados (bancos de dados, arquivos digitais);
- Serviços relacionados (contratos em nuvem, assinaturas de plataformas SaaS e soluções de backup).
O propósito essencial desses ativos é permitir que o dia a dia do negócio se desenvolva sem entraves, garantindo a produção, a distribuição e o acesso às informações. Um plotter em uma gráfica ou editora, por exemplo, é um ativo crucial para realizar impressões de grande formato, viabilizando a confecção de banners e peças de divulgação.
Em um hospital ou clínica, diversos ativos de TI proporcionam prontuários eletrônicos, exames digitalizados e a integração de setores que precisam de informações em tempo real para atender pacientes com segurança e agilidade.
Ao pensar em “gerenciar ativos de TI”, é preciso levar em consideração a heterogeneidade de todos esses recursos.
Por exemplo, a aquisição de novas licenças de software deve ser alinhada com a demanda real da equipe de design ou de atendimento; a manutenção de um plotter que executa inúmeras impressões diárias precisa ser planejada para não interromper prazos de entrega críticos; os contratos de serviços em nuvem devem ser monitorados para evitar custos excedentes ou subutilização.
Isso ilustra como a gestão de ativos de TI não se limita a uma abordagem técnica, mas também impacta decisões estratégicas, orçamentos, práticas de governança e a própria dinâmica do negócio.
Tipos de Ativos de TI
Há uma grande diversidade de ativos de TI que sustentam as operações de uma empresa, variando conforme o porte e o segmento de atuação. É importante classificá-los de maneira consistente, já que cada tipo pode requerer cuidados e abordagens de gestão específicos. A seguir, listamos algumas categorias representativas:
- Hardware de Computação:
- Inclui desktops, notebooks, workstations e servidores, fundamentais para as tarefas administrativas, operacionais ou de desenvolvimento. As especificações (memória RAM, processador, capacidade de armazenamento) variam conforme a demanda, mas todos precisam de manutenção e atualizações periódicas.
- Periféricos e Dispositivos de Impressão:
- Aqui se encaixam impressoras comuns, scanners e plotters de grande formato. Para setores como gráficas, editoras e hospitais, esses dispositivos podem ser centrais em fluxos de trabalho que exigem rapidez na impressão de documentos ou grandes materiais visuais. Plotters, em particular, são cruciais para materiais de divulgação, cartazes ou plantas de engenharia.
- Equipamentos de Rede e Conectividade:
- Roteadores, switches, pontos de acesso Wi-Fi, modems e até cabos estruturados são essenciais para garantir a comunicação entre todos os componentes de TI. Sem eles, a troca de dados e a conexão com a internet seriam impossíveis.
- Software e Licenças:
- Sistemas operacionais (Windows, Linux, macOS), suites de escritório (Microsoft 365, Google Workspace), softwares de segurança (antivírus, firewall) e aplicativos específicos (CorelDRAW, Adobe Illustrator) precisam de gestão constante de licenças para evitar problemas legais e assegurar atualizações.
- Serviços em Nuvem:
- Soluções de armazenamento, computação, banco de dados e softwares SaaS (Software as a Service) são cada vez mais adotadas. Embora não haja um “servidor físico” local, esses contratos e ambientes virtuais constituem ativos valiosos que exigem gerenciamento e segurança.
- Dispositivos Móveis:
- Smartphones, tablets e até vestíveis conectados à rede corporativa também entram no espectro de ativos de TI, especialmente em políticas de BYOD (Bring Your Own Device).
- Dados e Armazenamento:
- Incluem bancos de dados, repositórios de arquivos, backups e data lakes. Mesmo que não sejam dispositivos físicos, os dados em si são ativos críticos para o negócio.
Definir essas categorias de forma clara permite elaborar inventários confiáveis e priorizar investimentos e esforços de manutenção, garantindo um maior controle sobre a infraestrutura tecnológica.
Importância da Gestão de Ativos de TI
A gestão de ativos de TI tornou-se uma peça fundamental para qualquer organização que deseje operar de forma eficiente e alinhada às exigências do mercado moderno.
Ao tratar cada recurso tecnológico como parte de um ecossistema, fica mais fácil coordenar processos, identificar gargalos e mitigar riscos.
Para gráficas, editoras, lojas de informática e até instituições como escolas, faculdades e hospitais, essa gestão se traduz em benefícios imediatos em termos de qualidade de serviço, redução de despesas e aumento da segurança.
Nos subtópicos a seguir, exploramos os principais aspectos que reforçam a relevância do gerenciamento de ativos de TI:
Eficiência Operacional
Quando a administração de hardware, software e serviços em nuvem é bem estruturada, a organização funciona de forma mais ágil.
Ao conhecer o desempenho e o ciclo de vida de cada dispositivo — incluindo plotters e impressoras de alto volume —, paradas inesperadas se tornam menos frequentes e, mesmo quando ocorrem, há planos de contingência. Essa previsibilidade reflete em rotinas mais organizadas e, consequentemente, em maior produtividade.
Redução de Custos
O controle detalhado dos ativos permite identificar recursos ociosos, desnecessários ou obsoletos, evitando a aquisição impulsiva de novos equipamentos.
No caso de plotters, por exemplo, saber quantas horas de uso já foram acumuladas e qual a real demanda de impressão ajuda a planejar trocas e manutenções de forma racional, otimizando o orçamento.
Segurança Aprimorada
Qualquer brecha em um equipamento de TI, seja um servidor ou mesmo um plotter conectado à rede, pode se converter em um ponto de ataque para criminosos virtuais.
A gestão de ativos permite a instalação e atualização de patches de segurança e firmware, reduzindo significativamente as chances de incidentes que ameacem dados, processos e a reputação da empresa.
Conformidade Regulamentar
Muitas instituições precisam se adequar a normas de proteção de dados, legislações ambientais e padrões do setor (como ISO ou CIPA, por exemplo). Com a gestão sistemática de ativos, é mais simples provar a conformidade, uma vez que tudo está documentado e monitorado.
Diante disso, percebe-se que a gestão de ativos de TI não é mero burocratismo, mas uma prática estratégica que afeta diretamente o desempenho e a competitividade de qualquer negócio.
Melhores Práticas na Gestão de Ativos de TI
Implementar as melhores práticas na gestão de ativos de TI é uma tarefa que exige planejamento, disciplina e o envolvimento de diversas áreas da organização.
Quando bem executada, essa abordagem resulta em uso racional dos recursos tecnológicos, economia de custos e maior segurança na infraestrutura. Abaixo, elencamos algumas diretrizes que auxiliam na condução eficaz desse processo:
- Inventário Centralizado e Atualizado:
- Crie e mantenha uma base de dados que registre cada hardware (computadores, plotters, impressoras, servidores) e software (sistemas operacionais, licenças de antivírus, aplicativos) presente na empresa. Essa listagem deve incluir informações como data de aquisição, local de instalação, número de série e responsável. Ferramentas especializadas podem automatizar a coleta de dados de rede, reduzindo inconsistências e retrabalhos.
- Políticas Claras de Aquisição e Substituição:
- Defina critérios objetivos para a compra de novos equipamentos ou licenças, evitando a aquisição de duplicidades ou obsolescências futuras. Estabelecer um ciclo de vida para cada ativo ajuda a planejar o orçamento de TI com maior previsibilidade.
- Monitoramento do Uso e Desempenho:
- Utilize softwares que permitam analisar o funcionamento dos dispositivos em tempo real. Por exemplo, um plotter de grande porte que imprime dezenas de banners por dia requer monitoramento de tinta, calor e velocidade de impressão. Dessa forma, a equipe antecipa possíveis falhas e mantém alta disponibilidade.
- Manutenção Preventiva e Registro de Histórico:
- Agendar checagens periódicas, seja mensal ou trimestral, aumenta a longevidade dos dispositivos. Registre todo chamado de suporte, troca de peças e atualizações de firmware, conferindo uma visão clara do histórico de cada ativo.
- Aplicação de Políticas de Segurança e Acesso:
- Garantir que cada dispositivo tenha configurações adequadas de firewall, autenticação e encriptação, quando pertinente. Para plotters conectados à rede, por exemplo, assegure que não estejam abertos a todos os usuários ou setores sem necessidade.
- Treinamento dos Usuários:
- A conscientização sobre boas práticas de utilização e manutenção é fundamental. Ensinar a equipe a reportar problemas ou a utilizar adequadamente as máquinas (impressoras, plotters e afins) evita desgastes desnecessários e reduz a incidência de falhas.
Esse conjunto de práticas promove uma gestão de TI mais profissional, gerando ganhos para áreas operacionais e estratégicas. A Mapel, ao oferecer consultoria e soluções de outsourcing, auxilia clientes a estruturar cada um desses pontos, ajustando as políticas e tecnologias adotadas às demandas concretas de cada negócio.
Como o Outsourcing Pode Auxiliar na Gestão de Ativos de TI
Mesmo implementando as melhores práticas de governança interna, muitas empresas se deparam com a falta de mão de obra especializada e o ritmo acelerado de inovações tecnológicas, dificultando a administração de seus ativos de TI.
Nesse cenário, o outsourcing — isto é, a terceirização de parte ou de todo o gerenciamento de TI — surge como uma solução vantajosa para diversas organizações, incluindo gráficas, editoras, lojas de informática, escolas, faculdades e hospitais. A seguir, analisamos como o outsourcing se relaciona à gestão de ativos de TI em diferentes frentes:
Redução de Custos Operacionais
Ao contratar uma empresa parceira para cuidar de equipamentos, softwares e até mesmo de plotters de grande porte, a organização passa a contar com contratos de SLA (Acordo de Nível de Serviço) que garantem suporte e manutenção regulares.
Isso gera previsibilidade de despesas e dispensa a necessidade de manter equipes robustas de TI para lidar com incidentes ou atualizações constantes. Além disso, negociações de compras em larga escala feitas pelo fornecedor podem resultar em preços mais competitivos de suprimentos e peças de reposição.
Acesso a Expertise Especializada
Parceiros de outsourcing normalmente reúnem profissionais que detêm conhecimentos avançados sobre diversos ativos de TI, desde servidores até plotters de última geração.
Isso significa que problemas complexos podem ser solucionados rapidamente, sem que a empresa perca tempo procurando suporte externo ou tentando capacitar colaboradores que, muitas vezes, têm outras atribuições centrais.
Foco no Core Business
Instituições de ensino podem concentrar-se em melhorar a qualidade de sua infraestrutura pedagógica, enquanto gráficas e editoras dedicam-se a criar produtos inovadores, sem a distração constante de gerenciar drivers de impressoras, licenças de software ou rotinas de backups.
A terceirização libera tempo e recursos que podem ser investidos em áreas estratégicas.
Escalabilidade e Flexibilidade
Ao precisar expandir a capacidade de impressão ou implantar novos módulos de software, a organização não fica restrita a orçamentos ou recursos internos.
O fornecedor de outsourcing, como a Mapel, pode rapidamente adicionar ou substituir equipamentos, ajustando o serviço ao volume de trabalho ou à sazonalidade, com custos proporcionais ao uso real.
Monitoramento e Suporte Contínuos
Com ferramentas de monitoramento remoto e equipes dedicadas de help desk, problemas ou falhas são detectados antes de comprometer a operação. Isso proporciona tranquilidade, pois incidentes em um plotter crucial ou em servidores podem ser resolvidos preventivamente ou em prazo muito curto.
Desse modo, o outsourcing não apenas simplifica a gestão de ativos de TI, mas também harmoniza custos, inovação e tempo de resposta às exigências de um mercado cada vez mais ágil e competitivo.
Conclusão
A gestão eficiente de ativos de TI é um elemento estratégico para qualquer negócio que busca competitividade, segurança e alinhamento às demandas modernas de produtividade.
Esses ativos — incluindo computadores, redes, servidores e equipamentos especializados como plotters de grande formato — têm valor fundamental nas operações do dia a dia, seja em gráficas, editoras, lojas de informática, escolas, faculdades, hospitais ou redes de clínicas médicas.
Entretanto, gerenciá-los de forma eficaz não se restringe à manutenção pontual ou à aquisição esporádica de suprimentos; requer um plano abrangente que envolva identificação, monitoramento, atualização e políticas claras de uso.
As melhores práticas discutidas aqui, como a criação de um inventário detalhado, a realização de manutenções preventivas e a adoção de ferramentas de monitoramento em tempo real, compõem a estrutura que permite reduzir custos, aumentar a eficiência operacional, melhorar a segurança e alcançar a conformidade regulamentar.
Cada um desses aspectos se torna crítico em um cenário em que a tecnologia avança rapidamente e a competitividade depende de respostas ágeis a problemas e demandas. Nesse sentido, a capacidade de prever falhas antes que causem interrupções e de atualizar softwares de forma coordenada são diferenciais competitivos claros.
Além disso, o outsourcing se mostra uma alternativa valiosa para empresas que não dispõem de um time interno de TI robusto ou desejam concentrar recursos em seu negócio principal.
Ao transferir a administração desses ativos para um parceiro especializado, a organização garante não só a redução de custos operacionais e o acesso a expertise, mas também uma escalabilidade que permite acompanhar variações de demanda e a evolução das tecnologias disponíveis.
Nesse formato, até mesmo um equipamento tão específico e crucial como o plotter pode ser incluído em contratos de serviço, assegurando que manutenções e suprimentos sejam gerenciados por profissionais que dominam a área.
Em resumo, a gestão de ativos de TI, longe de ser apenas uma atividade secundária, desempenha um papel determinante na competitividade e na saúde financeira de diferentes ramos. Negligenciá-la implica riscos de paradas, multas e queda na satisfação de clientes ou usuários internos.
Por outro lado, executá-la com excelência confere um diferencial duradouro — maior velocidade de resposta a oportunidades de mercado e um elevado nível de confiabilidade para atender às exigências de um mundo cada vez mais conectado e orientado pela tecnologia.
Lucas Pimenta, gerente comercial e de produtos da Mapel Soluções, atua na empresa há quase 10 anos. Formado em Administração pela PUC-MG, é especialista em análise de mercado e produtos, com experiência em parcerias e negociações de âmbito nacional e internacional, focado na expansão estratégica do Grupo Mapel.
