No ambiente corporativo atual, onde a agilidade e a eficiência se tornam cada vez mais essenciais para manter a competitividade, a forma como as informações são gerenciadas pode ser um diferencial decisivo. É nesse contexto que surge o conceito de Gestão Eletrônica de Documentos (GED).
Essa é uma estratégia que tem transformado a maneira como as empresas organizam, armazenam e acessam seus dados. O GED vai muito além de simplesmente digitalizar papéis — trata-se de integrar processos e tecnologias que permitem transformar arquivos físicos em um recurso digital dinâmico e estruturado.
Historicamente, as organizações dependiam de extensos arquivos físicos, o que gerava desafios significativos relacionados a espaço, segurança e, principalmente, à rapidez na recuperação das informações.
Com o avanço da tecnologia, tornou-se possível não só digitalizar esses documentos, mas também classificá-los, indexá-los e integrá-los a sistemas de workflow, que automatizam a revisão, aprovação e distribuição dos conteúdos.
Essa evolução tem permitido que empresas de todos os setores — desde gráficas e editoras até escolas, hospitais e redes de clínicas médicas — consigam responder com mais agilidade às demandas internas e do mercado.
Ao adotar um sistema de GED, as organizações podem reduzir drasticamente os custos com armazenamento físico, minimizar erros e aumentar a segurança no acesso a informações sensíveis.
Além disso, a integração com outros sistemas corporativos, como ERPs e CRMs, torna o processo de tomada de decisão mais rápido e eficiente, pois facilita a análise de dados e a gestão de processos.
A digitalização de documentos também promove uma significativa economia de tempo para os colaboradores, que deixam de perder horas procurando informações em arquivos físicos e passam a ter acesso imediato aos dados por meio de buscas inteligentes.
Em resumo, o GED representa uma ferramenta estratégica que não apenas moderniza o ambiente de trabalho, mas também impulsiona a produtividade e fortalece a competitividade da empresa.
Neste texto, exploraremos em detalhes o que é o GED, seus benefícios e como implementá-lo na sua organização para transformar a gestão da informação em um ativo valioso e dinâmico.
Com uma abordagem que alia inovação, segurança e eficiência, a Gestão Eletrônica de Documentos pode ser o passo decisivo rumo a um futuro mais organizado e sustentável.
O que é GED?
O termo GED refere-se à Gestão Eletrônica de Documentos, um conjunto de práticas, processos e tecnologias voltados para a criação, armazenamento, recuperação e gestão de documentos em formato digital.
Essa abordagem permite que empresas deixem de depender de arquivos físicos e passem a organizar informações de forma eletrônica, facilitando o acesso e a colaboração entre os diversos setores da organização.
Em essência, o GED transforma o papel, os registros impressos e até mesmo dados dispersos em uma biblioteca digital estruturada e de fácil consulta.
Historicamente, as empresas armazenavam grande quantidade de informações em arquivos físicos, o que, com o passar do tempo, gerava desafios em termos de espaço, segurança e agilidade na localização de dados.
Com o avanço da tecnologia, surgiram os sistemas de GED para solucionar esses problemas, permitindo que as organizações arquivem documentos eletronicamente, indexando-os e classificando-os para facilitar pesquisas e auditorias.
Esses sistemas podem ser implementados de forma local (on-premise) ou na nuvem, de acordo com as necessidades de segurança e escalabilidade da empresa.
Além disso, o GED não se limita apenas ao armazenamento digital. Ele envolve também processos de fluxo de trabalho, ou workflow, que possibilitam a automação de tarefas como aprovação, revisão e distribuição de documentos.
Essa integração de processos resulta em uma maior eficiência e na redução de erros humanos, já que tarefas repetitivas e burocráticas podem ser automatizadas.
Outro aspecto importante é a capacidade de controle de acesso, permitindo que apenas pessoas autorizadas possam visualizar ou modificar determinados arquivos, o que aumenta a segurança e facilita a conformidade com legislações de proteção de dados.
Em resumo, o GED é uma ferramenta estratégica que possibilita às empresas transformar seus arquivos em um recurso dinâmico e acessível, contribuindo para a redução de custos com armazenamento físico, agilizando a tomada de decisões e promovendo um ambiente mais colaborativo e seguro.
Ao migrar para uma gestão eletrônica, as organizações não só otimizam processos internos, mas também se posicionam de forma mais competitiva no mercado, oferecendo agilidade e inovação no manuseio da informação.
Benefícios do GED para as Empresas
Implementar um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos traz múltiplos benefícios que impactam diretamente a produtividade e a eficiência das organizações. Em primeiro lugar, a redução de custos é um dos ganhos mais expressivos.
Com o GED, elimina-se a necessidade de grandes espaços físicos para armazenar documentos, reduzindo custos com aluguel de armazéns e manutenção de arquivos. Além disso, o armazenamento digital diminui a necessidade de papel, contribuindo para a sustentabilidade ambiental e gerando economia com insumos.
Outro benefício significativo é a agilidade no acesso às informações. Em vez de vasculhar prateleiras e pastas físicas, os colaboradores podem localizar documentos com poucos cliques, através de sistemas de busca avançados que utilizam palavras-chave, datas ou categorias.
Essa eficiência na localização e no compartilhamento de informações resulta em uma tomada de decisão mais rápida, além de minimizar atrasos em processos internos, como aprovações, auditorias e fluxos de trabalho.
A segurança também é aprimorada com a gestão eletrônica, uma vez que os sistemas de GED contam com controles de acesso rigorosos, permitindo que apenas pessoas autorizadas visualizem ou alterem os documentos.
Essa característica é essencial para organizações que lidam com informações sensíveis, como hospitais, instituições financeiras e empresas de tecnologia, onde o vazamento de dados pode gerar prejuízos significativos.
Ademais, o GED facilita a conformidade regulamentar. Com a digitalização dos documentos, a organização pode facilmente gerar relatórios e demonstrar que está em conformidade com as normas de proteção de dados e demais regulamentações setoriais.
Esse nível de transparência não só protege a empresa de sanções legais, mas também fortalece a imagem institucional perante clientes e parceiros.
Por fim, a integração dos sistemas de GED com outros softwares empresariais (como ERPs e CRMs) permite uma visão holística das operações, facilitando a análise de desempenho e o planejamento estratégico.
A gestão eletrônica de documentos se transforma, assim, em um ativo que não só economiza tempo e dinheiro, mas também impulsiona a competitividade e a inovação, proporcionando uma base sólida para o crescimento sustentável do negócio.
Como Funciona um Sistema GED?
O funcionamento de um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) envolve diversas etapas, desde a captura dos documentos até sua classificação, armazenamento, recuperação e eventual descarte.
Em sua essência, o GED transforma documentos físicos e digitais em dados estruturados e facilmente acessíveis, otimizando processos e eliminando a burocracia associada à gestão de arquivos em papel.
Primeiramente, o processo se inicia com a captura dos documentos, que podem ser digitalizados através de scanners ou importados de fontes digitais, como e-mails e sistemas de gestão.
Após essa etapa, os documentos passam por um processo de indexação, onde são atribuídas palavras-chave, tags e metadados que facilitam a busca futura. Essa indexação é crucial para que a informação seja recuperada de forma rápida e precisa, mesmo em bases de dados extensas.
Em seguida, os documentos são armazenados em um repositório centralizado, que pode ser um servidor local ou uma solução em nuvem. Esse armazenamento garante a integridade dos dados, pois sistemas de GED costumam incluir recursos de backup e redundância para evitar a perda de informações em caso de falhas técnicas.
Além disso, o acesso aos documentos é controlado por meio de permissões e autenticações, assegurando que apenas usuários autorizados possam visualizar ou modificar os arquivos.
Uma vez armazenados, os documentos podem ser facilmente recuperados por meio de ferramentas de busca avançada. Esse acesso rápido é fundamental para processos de tomada de decisão, auditorias e conformidade regulatória.
Em muitos sistemas, a recuperação de informações é integrada a workflows, permitindo que os documentos sejam encaminhados automaticamente para revisão, aprovação ou arquivamento, conforme as políticas definidas pela empresa.
Outro aspecto importante é o descarte ou a expiração dos documentos. Sistemas de GED bem estruturados incluem políticas de retenção que determinam por quanto tempo cada tipo de documento deve ser mantido.
Quando o período chega ao fim, os arquivos podem ser eliminados de forma segura ou transferidos para arquivos históricos, conforme a necessidade de cada setor.
Ao longo de todo esse processo, o gerenciamento de ativos digitais se integra a outras soluções empresariais, facilitando a governança, o controle orçamentário e a segurança dos dados.
Assim, o sistema de GED não é apenas uma ferramenta de arquivamento, mas um componente estratégico para a modernização e eficiência operacional da empresa, proporcionando ganhos significativos em agilidade, segurança e economia.
Desafios na Implementação do GED
Embora os sistemas de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) ofereçam inúmeras vantagens, sua implementação pode enfrentar desafios significativos. Identificar e superar esses obstáculos é fundamental para garantir que a transição do papel para o digital ocorra de forma suave e traga os benefícios esperados.
Resistência Cultural e Mudança de Hábitos
Muitos colaboradores estão acostumados a lidar com documentos em papel e podem resistir à mudança para processos totalmente digitais. Essa resistência cultural pode impactar a adoção do sistema e diminuir sua eficácia.
Para mitigar esse desafio, é essencial realizar treinamentos e workshops que mostrem as vantagens da digitalização e como ela pode facilitar o dia a dia, aumentando a produtividade e a segurança dos processos. A comunicação clara dos benefícios e a demonstração de casos de sucesso são estratégias eficazes para vencer essa barreira.
Integração com Sistemas Legados
Outra dificuldade comum é a integração do GED com sistemas legados já existentes na empresa. Muitas organizações possuem uma infraestrutura de TI desatualizada, o que pode dificultar a comunicação entre o novo sistema de gestão de documentos e os softwares e bancos de dados antigos.
Essa incompatibilidade pode exigir investimentos adicionais em atualização de sistemas ou a implementação de soluções de middleware que garantam a interoperabilidade.
Gerenciamento de Dados e Segurança
A digitalização de documentos aumenta a necessidade de uma política robusta de segurança da informação.
Garantir que os dados digitalizados estejam protegidos contra acessos não autorizados, ataques cibernéticos e perda acidental é um desafio constante. Isso demanda investimentos em criptografia, controle de acesso e backup contínuo, além de treinamento específico para os usuários.
Custo Inicial e ROI
Embora a longo prazo o GED reduza custos com armazenamento e impressão, o investimento inicial pode ser significativo, especialmente para empresas que possuem grandes volumes de documentos físicos.
A análise de retorno sobre investimento (ROI) deve ser bem planejada para justificar esse desembolso e garantir que os benefícios superem os custos iniciais.
Gestão da Mudança e Suporte Contínuo
Implementar um sistema de GED é um projeto complexo que envolve mudanças organizacionais, atualizações de processos e, muitas vezes, a reestruturação de departamentos inteiros.
A gestão da mudança é crucial para que a transição seja bem-sucedida, e o suporte contínuo — tanto do fornecedor quanto da equipe interna de TI — é necessário para resolver problemas rapidamente e adaptar o sistema conforme a empresa evolui.
Ao enfrentar esses desafios com uma abordagem estruturada, as organizações podem transformar a implantação do GED em uma vantagem competitiva, otimizando o fluxo de trabalho, reduzindo custos operacionais e fortalecendo a segurança dos dados.
A experiência e a consultoria de parceiros especializados, como a Mapel, podem ser decisivas para superar essas barreiras e assegurar uma implementação eficaz e duradoura.
Como Implementar um Sistema GED na Empresa
Implementar um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) exige um planejamento estratégico que envolva a identificação das necessidades da organização, a definição de processos e a escolha de tecnologias adequadas.
O primeiro passo é realizar um diagnóstico completo do ambiente atual, avaliando o volume de documentos, os processos de arquivamento existentes e os desafios que se apresentam na gestão dos arquivos físicos. Essa avaliação permitirá definir metas claras e identificar os pontos críticos que o sistema GED deve solucionar.
Etapas de Implementação e Configuração
Após o diagnóstico, é hora de elaborar um plano de ação detalhado. Esse plano deve incluir:
- Escolha da Plataforma: Selecionar um sistema de GED que seja compatível com a infraestrutura de TI existente e que ofereça as funcionalidades necessárias, como indexação automática, controle de acesso e integração com outros sistemas corporativos.
- Digitalização e Importação: Organizar a digitalização dos documentos físicos, criando um fluxo de trabalho que garanta a qualidade e a legibilidade dos arquivos digitalizados. Essa etapa pode exigir a aquisição de scanners de alta velocidade ou o uso de serviços terceirizados para a conversão dos arquivos.
- Configuração e Integração: Ajustar o software para que ele se integre com outros sistemas, como ERP, CRM ou plataformas de armazenamento em nuvem. Isso garante que os documentos sejam facilmente acessíveis e compartilhados entre os departamentos.
- Definição de Políticas de Retenção: Estabelecer regras claras sobre por quanto tempo cada tipo de documento deverá ser mantido, além dos critérios para sua eventual exclusão ou arquivamento histórico.
- Testes e Validação: Realizar testes com diferentes volumes de dados para assegurar que o sistema responde de forma eficaz, sem falhas ou lentidão.
Treinamento de Equipe e Suporte Técnico
Uma vez que o sistema esteja configurado, é fundamental treinar os usuários, desde a equipe de TI até os colaboradores que utilizarão a plataforma no dia a dia.
O treinamento deve abordar desde a digitalização dos documentos até a recuperação de arquivos e a utilização dos recursos de segurança. Além disso, um suporte técnico contínuo é essencial para resolver dúvidas e problemas que possam surgir durante o uso.
A implementação do GED transforma a forma como a empresa gerencia suas informações, proporcionando agilidade na localização de dados, melhoria na comunicação interna e suporte à tomada de decisões.
Com um sistema bem estruturado, a empresa consegue reduzir significativamente os custos de armazenamento físico e aumentar a eficiência operacional.
Como Escolher a Melhor Solução GED para Sua Empresa
A escolha da melhor solução de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é um passo decisivo para a modernização dos processos de informação.
Essa decisão depende de vários fatores, que vão desde a compatibilidade com a infraestrutura existente até a capacidade de integração com outros sistemas corporativos. A seguir, listamos os principais critérios que devem ser considerados na seleção da solução ideal:
Compatibilidade e Integração:
Certifique-se de que o software de GED escolhido se integra com os sistemas atuais da empresa, como ERP, CRM e plataformas de armazenamento em nuvem. Essa integração garante que os dados fluam de forma harmoniosa entre os diferentes departamentos e sistemas, facilitando o acesso e a utilização das informações.
Escalabilidade e Flexibilidade:
A solução deve ser capaz de crescer com a empresa. Se a organização prevê um aumento significativo no volume de documentos ou na complexidade dos processos, é essencial que o sistema seja escalável. Isso inclui a capacidade de lidar com grandes volumes de dados e a possibilidade de personalização conforme as necessidades específicas do negócio.
Funcionalidades e Usabilidade:
Avalie as funcionalidades oferecidas, como indexação automática, busca avançada, controle de acesso, workflows de aprovação e integração com dispositivos móveis. Uma interface intuitiva e amigável para os usuários é crucial para a adoção e eficácia do sistema.
Recursos de segurança, como criptografia e logs de auditoria, também são essenciais para garantir que os dados sejam protegidos contra acessos não autorizados.
Suporte Técnico e Atualizações:
Um bom fornecedor deve oferecer suporte técnico confiável e atualizações regulares, garantindo que o sistema permaneça alinhado com as melhores práticas e as inovações tecnológicas. Verifique se há treinamento disponível para os usuários e se o suporte é oferecido de forma proativa.
Custo Total de Propriedade (TCO):
Leve em consideração não apenas o custo inicial da solução, mas também os custos de manutenção, licenças, treinamento e possíveis expansões. O TCO deve ser avaliado em conjunto com os benefícios que a solução oferece em termos de economia de tempo e aumento de produtividade.
Reputação e Casos de Sucesso:
Pesquise sobre o histórico do fornecedor e busque referências de empresas similares à sua que já implementaram o sistema. Casos de sucesso demonstram a capacidade do produto de atender a demandas reais e de oferecer um retorno sobre investimento mensurável.
Selecionar a melhor solução de GED é uma etapa fundamental para transformar a gestão de documentos em uma vantagem competitiva.
Ao considerar os aspectos acima, a empresa estará mais bem preparada para tomar uma decisão informada, garantindo que a nova ferramenta não só atenda às necessidades atuais, mas também suporte o crescimento e a inovação ao longo do tempo.
A Mapel pode oferecer consultoria especializada nessa escolha, ajudando a identificar a solução mais adequada para cada perfil de negócio.
Conclusão
A implementação de um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) representa uma mudança transformadora para qualquer organização, permitindo que o gerenciamento de informações se torne mais ágil, seguro e econômico.
Ao substituir processos manuais e baseados em papel por uma abordagem digital integrada, as empresas não só reduzem custos operacionais, mas também melhoram a eficiência, facilitam o acesso a dados e fortalecem a segurança e a conformidade regulamentar.
Neste texto, exploramos o que é o GED e como ele pode revolucionar a forma como as organizações gerenciam seus documentos.
Discutimos os diferentes tipos de ativos de TI envolvidos nesse processo, desde hardware e software até equipamentos especializados, como plotters e impressoras, e enfatizamos a importância da gestão eficiente desses recursos.
Destacamos ainda os benefícios, como a melhoria na eficiência operacional, a redução de custos, a segurança aprimorada e a conformidade com as normas legais, elementos cruciais para se manter competitivo em um mercado cada vez mais exigente.
Também abordamos as melhores práticas para a gestão de ativos de TI, incluindo a criação de inventários detalhados, políticas claras de manutenção e a integração de ferramentas de monitoramento, que facilitam a identificação de falhas e a tomada de decisões.
Além disso, discutimos como o outsourcing pode ser uma estratégia eficaz para gerenciar esses ativos, permitindo que as empresas se concentrem no core business enquanto parceiros especializados assumem a responsabilidade de manter e atualizar a infraestrutura de impressão.
Em um mundo onde a digitalização e a eficiência são diferenciais fundamentais, adotar um sistema de GED é um passo decisivo para transformar a gestão de documentos em um ativo estratégico.
A modernização desse processo não só eleva a produtividade, como também contribui para a sustentabilidade e a segurança dos dados, aspectos cada vez mais valorizados pelo mercado e pelos clientes.
Para empresas que desejam seguir por esse caminho, a Mapel se coloca como parceira, oferecendo consultoria e suporte para implementar soluções de GED que estejam alinhadas às necessidades específicas do negócio.
Com a expertise necessária para gerenciar desde a análise inicial até a implementação e monitoramento contínuo, a Mapel garante que a transição para um ambiente digital seja suave, eficaz e, acima de tudo, transformadora para a competitividade da organização.
Lucas Pimenta, gerente comercial e de produtos da Mapel Soluções, atua na empresa há quase 10 anos. Formado em Administração pela PUC-MG, é especialista em análise de mercado e produtos, com experiência em parcerias e negociações de âmbito nacional e internacional, focado na expansão estratégica do Grupo Mapel.
