Em um mundo corporativo que exige agilidade, economia e segurança, cada vez mais empresas percebem que a gestão de impressão não pode ser deixada em segundo plano. É nesse cenário que surgem os Managed Print Services (MPS).
Esse é um modelo de serviço no qual um parceiro especializado assume a responsabilidade de otimizar todo o ambiente de impressão de uma organização, trazendo benefícios em eficiência, custos, rastreabilidade e conformidade.
Os MPS vêm ganhando tração em diferentes segmentos, de grandes corporações a pequenas e médias empresas (PMEs), passando por gráficas, editoras, escolas, faculdades, hospitais e redes de clínicas médicas, que enfrentam altos volumes de impressão ou necessidades específicas de segurança de documentos.
O princípio é simples: em vez de cada departamento adquirir suprimentos e equipamentos de forma independente, enfrentando problemas pontuais e desencontrados, a companhia contrata um fornecedor que gerencia tudo de ponta a ponta.
Na prática, isso significa ter um só ponto de contato para manutenção, compra de suprimentos, suporte técnico e atualização de máquinas, bem como acesso a relatórios detalhados sobre quantas impressões são feitas, por quem e onde ocorrem os maiores gargalos.
Esta abordagem unificada abre espaço para práticas avançadas de governança e de redução de custos. Se a empresa deseja, por exemplo, reduzir seu impacto ambiental, é possível estabelecer metas de menor uso de papel, implementar a impressão frente e verso como padrão ou restringir a impressão em cores apenas a setores que realmente precisam.
No caso de segurança, os MPS podem oferecer soluções de autenticação, impedindo que documentos sensíveis fiquem abandonados na bandeja.
Quando bem implementados, os Managed Print Services trazem economia significativa (chegando a 30% em algumas estimativas), maior disponibilidade dos dispositivos, padronização de contratos e uma visão global dos gastos e processos de impressão.
Nos próximos tópicos, discutiremos o que são MPS, seus componentes principais, benefícios e desafios de implementação.
Também abordaremos como escolher o provedor mais adequado e finalizaremos com reflexões sobre a importância dessa estratégia para organizações que desejam competir em um mercado que valoriza a produtividade e a transparência.
O que são Managed Print Services (MPS)?
Managed Print Services (MPS) descreve um modelo em que uma empresa delega a gestão de todo o seu parque de impressão – impressoras, multifuncionais, scanners, plotters e até aspectos de software de bilhetagem ou controle de acesso – a um fornecedor externo especializado.
Ao contrário de um simples contrato de manutenção, o MPS engloba análise, planejamento, monitoramento, manutenção e melhoria contínua do ambiente de impressão.
A organização paga, geralmente, por página impressa ou por um pacote de serviços mensais, enquanto o parceiro se responsabiliza pelos suprimentos (toner, cartuchos, papel), suporte técnico, atualização de firmware e até pela substituição de equipamentos que atinjam o fim de seu ciclo de vida.
A chave para entender os MPS é a visão holística: não se trata apenas de “consertar” impressoras quando elas falham, mas de gerenciar proativamente cada dispositivo. Logo no início, o provedor de MPS realiza um diagnóstico das impressoras existentes, do uso em cada área e das demandas de impressão.
Depois, elabora um projeto para reorganizar ou substituir os equipamentos, visando melhor cobertura, menos redundâncias e otimização de recursos. Além disso, ferramentas de monitoramento remoto permitem acompanhar o consumo de toner, nível de papel e estatísticas de uso em tempo real.
Quando detecta-se uma iminente falta de suprimentos, a reposição é acionada automaticamente, reduzindo interrupções.
Para a empresa contratante, a principal vantagem é concentrar esforços em sua atividade-fim, enquanto um especialista lida com os aspectos técnicos e logísticos da impressão.
Em instituições como escolas ou hospitais, isso representa um alívio na hora de planejar orçamentos e assegurar que não haverá transtornos em épocas de pico (como matrículas, provas, ou campanhas de vacinação).
Já em gráficas e editoras, o MPS pode compor um mix de soluções que complementam impressoras offset ou digitais de alta performance, liberando a equipe interna para projetos criativos e melhorias de produto.
Em paralelo, o modelo de cobrança por página ou serviço mensal traz mais previsibilidade orçamentária. Sem a necessidade de investimentos iniciais elevados em máquinas caras, a adoção dos MPS transforma despesas de capital (CAPEX) em despesas operacionais (OPEX), o que para muitas empresas é financeiramente vantajoso.
Além disso, otimiza-se a alocação de recursos em suprimentos, pois o fornecedor negociará grandes volumes com fornecedores, repassando a economia ao cliente.
Componentes Principais dos MPS
A implementação de Managed Print Services (MPS) abrange diversos elementos que juntos garantem o funcionamento fluido do ambiente de impressão.
Entender esses componentes principais é essencial para se ter uma visão clara de como o MPS atua em cada etapa, desde a descoberta e análise de recursos até o fornecimento de relatórios e suporte contínuo. Eis os pilares que compõem os serviços:
1. Inventário e Diagnóstico Inicial
A primeira fase envolve mapear o parque de impressão da empresa, identificando quantos dispositivos existem, quais seus modelos, onde estão localizados e como são utilizados.
Esta auditoria também costuma analisar a volumetria de impressões em cada setor e os custos associados (suprimentos, energia, manutenção). Dessa forma, o fornecedor de MPS obtém um retrato fidedigno da situação atual, servindo de base para propor uma reorganização mais eficiente.
2. Planejamento de Solução e Otimização
Após o diagnóstico, o parceiro de MPS elabora um plano de reestruturação que pode incluir a substituição de equipamentos antigos, realocação de impressoras subutilizadas, instalação de dispositivos mais avançados (como multifuncionais ou impressoras de alta velocidade) e adoção de software de monitoramento.
O objetivo é criar um ecossistema de impressão que atenda às necessidades sem redundâncias.
3. Fornecimento e Manutenção de Equipamentos
O MPS engloba a disponibilização das impressoras e multifuncionais adequadas, a instalação e configuração dessas máquinas no ambiente do cliente, e seu suporte técnico integral.
Em muitos casos, se um dispositivo se torna obsoleto ou sofre falha irreparável, o parceiro providencia a substituição. Dessa forma, a empresa não carrega o ônus de gerenciar contratos de compra e contratos individuais de manutenção.
4. Gestão de Suprimentos
Para acabar com o problema de cartuchos e toners acabando sem aviso, os MPS implementam monitoramento remoto dos níveis de tinta e papel, acionando automaticamente a reposição quando atinge determinado limite. Isso evita paradas de trabalho, desperdício e compras emergenciais a custos elevados.
5. Software de Monitoramento e Políticas de Impressão
Um dos pontos fortes do MPS é a adoção de ferramentas que rastreiam quantas páginas são impressas por colaborador ou departamento, e até mesmo quanto cada impressão custou. Esses dados permitem controlar o uso, definir cotas e restringir impressões coloridas ou frentes e versos, criando políticas internas de responsabilidade e economia.
6. Relatórios e Melhoria Contínua
Em intervalos estabelecidos, o parceiro de MPS produz relatórios que resumem a performance do parque de impressão, custos e eventuais pontos de melhoria. Esse ciclo retroalimenta o processo de otimização, mantendo a empresa atualizada quanto à eficiência e possíveis revisões de configuração.
Benefícios dos Managed Print Services
A adoção de Managed Print Services (MPS) traz inúmeros benefícios práticos que podem alavancar a produtividade e a competitividade de empresas e organizações em diversos setores.
Ao confiar em um parceiro especializado para lidar com a totalidade do ambiente de impressão, da escolha de equipamentos ao fornecimento de suprimentos e suporte técnico, a empresa passa a desfrutar de vantagens que vão muito além da redução de custos imediatos:
1. Previsibilidade e Controle Financeiro
Com o MPS, a empresa passa a ter clareza sobre o custo de cada página impressa ou um valor mensal fixo pelos serviços contratados.
Essa previsibilidade facilita a elaboração de orçamentos e minimiza surpresas desagradáveis, como compras emergenciais de toner em períodos de alta demanda ou despesas elevadas com manutenção repentina. Ademais, a consolidação do parque de impressão torna o controle de gastos mais simples, pois tudo fica centralizado em um único contrato.
2. Otimização de Espaço e Produtividade
MPS implica a realocação ou substituição de dispositivos de impressão, reduzindo máquinas redundantes ou ineficientes.
A organização consegue colocar as impressoras certas nos locais certos, garantindo agilidade e diminuindo filas. Em instituições de grande circulação, como hospitais ou universidades, essa reorganização diminui o tempo de espera e melhora a experiência de pacientes, alunos e colaboradores.
3. Automatização de Suprimentos e Manutenção
Outro benefício está na automação de pedidos de suprimentos. Quando os níveis de toner atingem um patamar crítico, o sistema aciona o fornecedor que realiza a reposição com antecedência, evitando interrupções.
Da mesma forma, a manutenção preventiva é programada de modo a preservar a disponibilidade dos equipamentos sem afetar em excesso o dia a dia da operação.
4. Redução de Desperdício e Sustentabilidade
Ao analisar dados de impressão, políticas de cota e impressão frente e verso tornam-se mais efetivas, reduzindo o uso de papel e insumos. Isso não apenas impacta o bolso, mas também fortalece a imagem socioambiental da organização, mostrando um compromisso com práticas sustentáveis.
5. Segurança e Compliance
Muitos provedores de MPS oferecem soluções que reforçam a proteção de dados, especialmente onde impressões contêm informações sensíveis. A adoção de autenticação de usuários e logs de acesso ajuda a cumprir regulações como a LGPD, ao mesmo tempo em que previne incidentes de vazamento de informações confidenciais.
6. Liberação da Equipe Interna
Por fim, talvez o maior benefício seja permitir que as equipes de TI e administrativas foquem em projetos estratégicos, em vez de se dedicarem a gerenciar incidentes de impressão, compras de suprimentos e reparos pontuais. Essa realocação de recursos humanos aumenta a eficiência e impulsiona a inovação dentro da organização.
Desafios na Implementação dos MPS
Apesar dos benefícios claros, a transição para Managed Print Services (MPS) nem sempre acontece sem obstáculos.
A implementação bem-sucedida depende de um planejamento coerente, alinhamento entre as partes envolvidas e gerenciamento de mudanças para contornar eventuais resistências. Abaixo, apontamos os principais desafios que podem surgir durante essa jornada:
- Mapeamento Inicial Complexo: As empresas, em geral, dispõem de diversos modelos de impressoras e multifuncionais espalhados por diferentes departamentos. Produzir um inventário coerente e preciso, que inclua número de série, modelo, vida útil restante e custo operacional de cada dispositivo, pode exigir um esforço considerável. Sem esse levantamento, torna-se complicado otimizar o parque de impressão.
- Resistência à Mudança: Departamentos ou colaboradores acostumados a uma forma de imprimir podem não reagir bem a novas políticas de restrição de impressões coloridas, bilhetagem ou mudança de equipamentos de local. Há quem tenha “sua impressora preferida” ou que não esteja habituado a autenticar-se na máquina para liberar documentos. Uma boa estratégia de comunicação e treinamento é fundamental para contornar esse desafio cultural.
- Integração de Sistemas de TI: O MPS frequentemente envolve softwares de monitoramento, bilhetagem, segurança de impressão e análise de uso, que precisam se integrar ao ambiente existente — servidores, diretórios de usuários e rede corporativa. Incompatibilidades ou falta de configurações podem gerar atrasos e instabilidade inicial, tornando imprescindível o envolvimento da equipe de TI ou do provedor de outsourcing.
- Garantia de Níveis de Serviço (SLA): Embora contratos de MPS incluam SLAs para tempo de reparo e disponibilidade, a empresa pode sofrer interrupções temporárias se o prestador não cumprir tais acordos. Riscos de não atendimento em prazos críticos afetam a credibilidade do MPS, especialmente em escolas e hospitais, onde falhas de impressão atrapalham exames, resultados laboratoriais e outras atividades ininterruptas.
- Customizações Específicas: Muitas vezes, a empresa precisa de soluções personalizadas — por exemplo, impressão de rótulos, plotters de grande formato ou integração com sistemas de dados variáveis para marketing direto. Nem todos os provedores de MPS dominam esses nichos. Se não houver adequação, o resultado pode ser um MPS que não supre necessidades específicas, prejudicando a satisfação interna e o ROI esperado.
- Governança e Gestão de Projetos: A implementação de MPS não ocorre de um dia para outro. Precisa de um projeto estruturado, cronograma e acompanhamento de marcos, identificando eventuais desvios e dificuldades. Quando esse gerenciamento é falho, a iniciativa corre o risco de apresentar atrasos, custo superior ao previsto e baixa adesão dos usuários.
Reconhecer esses desafios e planejar formas de mitigá-los é determinante para que a introdução dos Managed Print Services atinja os objetivos propostos: elevar a eficiência operacional, conter despesas e fortalecer a segurança e a confiabilidade no processo de impressão.
Como Escolher o Provedor de MPS Ideal
Selecionar o provedor de MPS não se resume a avaliar o preço ou a marca das impressoras que serão usadas.
O relacionamento com esse parceiro tende a ser de médio ou longo prazo, envolvendo suporte técnico, fornecimento de suprimentos, monitoramento de dispositivos e, em alguns casos, até a consultoria para adotar melhores práticas de impressão. Para se assegurar de uma escolha acertada, é essencial analisar algumas dimensões
Histórico e Experiência no Mercado
Verifique se o fornecedor tem referências em empresas de porte e necessidades semelhantes às suas.
Se a corporação atua em um ramo que usa plotters de grande formato ou demanda impressões personalizadas em massa, convém escolher um parceiro que já tenha atendido casos semelhantes. Um bom histórico de projetos bem-sucedidos indica solidez e capacidade de lidar com eventuais imprevistos.
Abrangência de Serviços e Soluções
O MPS ideal vai além de oferecer impressoras. Deve englobar suporte especializado, softwares de bilhetagem, análise de dados, políticas de segurança e um modelo de suprimentos efetivo.
Alguns provedores trabalham com toda a cadeia, desde o planejamento do layout dos dispositivos até a recolha e destinação ambientalmente correta dos cartuchos usados, enquanto outros se limitam a locar máquinas e fornecer toners.
Modelo de Negócio: Pay-per-Print ou Contrato Fixo
Algumas empresas preferem pagar por página impressa (pay-per-print), enquanto outras negociam pacotes mensais que contemplam um volume pré-acordado. Compare essas estruturas com sua demanda real, mensurando custo efetivo. Se a sua empresa apresenta variações sazonais ou imprevisíveis, a flexibilidade do contrato será um ponto crucial.
Suporte, SLA e Localização Geográfica
Garantir prontidão e agilidade na solução de incidentes é crítico. Avalie o Acordo de Nível de Serviço (SLA), incluindo tempo máximo de reparo ou substituição de equipamento em caso de falha.
Também verifique se há centros de manutenção próximos, pois cada hora ou dia de inoperância pode representar perdas expressivas, sobretudo em ambientes como hospitais, editoras e lojas de informática.
Integração Tecnológica
Um fornecedor de MPS que se preocupa com integração e inovação pode, por exemplo, oferecer soluções de impressão na nuvem, possibilitando acesso remoto aos dispositivos e simplificando a instalação de drivers e atualizações. Essa abertura é valiosa para empresas que planejam expandir ou migrar sistemas para ambientes em nuvem.
Transparência Contratual
Leia atentamente as cláusulas, em especial pontos de renovação automática, índice de reajuste anual, suporte fora do horário comercial e multas de rescisão. Aprecie também como se dão as atualizações de equipamentos e possíveis expansões de parque durante a vigência do contrato.
Seguindo essas orientações, a escolha do provedor de MPS torna-se mais alinhada às necessidades e aos objetivos de longo prazo da organização, assegurando uma parceria benéfica que culmine em economia, agilidade e confiabilidade.
Conclusão
Os Managed Print Services (MPS) oferecem uma resposta moderna e estratégica para as empresas que almejam controlar custos, melhorar a eficiência e garantir a segurança em seu ambiente de impressão.
Ao unificar a gestão de dispositivos como impressoras, plotters, scanners e multifuncionais, além de padronizar o fornecimento de suprimentos, o outsourcing do setor de impressão torna-se uma solução integrada que responde aos desafios do mundo corporativo.
Graças ao monitoramento remoto, à definição de políticas de uso e à manutenção regular, o MPS consegue reduzir desperdícios e antecipar falhas, elevando o nível de satisfação dos usuários e a qualidade dos processos internos.
Esse modelo se mostra especialmente benéfico em organizações como gráficas, editoras, escolas, faculdades e hospitais, onde o volume de impressões costuma ser elevado e sensível aos prazos.
Instituições de saúde, por exemplo, dependem da disponibilidade ininterrupta de impressões para relatórios médicos e prontuários, o que torna a previsibilidade de suporte e a automação de suprimentos ainda mais cruciais.
Já em escolas e universidades, a sazonalidade de impressões (provas, matrículas, informativos) pode ser controlada de forma mais eficiente quando há um serviço de suporte pronto para responder a picos de demanda.
Ainda que a implementação de MPS possa enfrentar certos obstáculos — desde resistências culturais até complexidades técnicas —, o planejamento correto e a escolha de um provedor experiente facilitam o processo.
Ao adotar uma abordagem consultiva e iterativa, as empresas conseguem aproveitar as virtudes do MPS de forma gradual, ajustando detalhes de contratos e políticas internas conforme veem os resultados práticos surgirem.
Em última análise, a adoção de Managed Print Services representa uma mudança de mentalidade: a impressão passa a ser vista como um serviço gerenciado, não mais um amontoado de máquinas dispersas e suprimentos comprados sem estratégia.
Essa mudança, por sua vez, libera recursos e atenções para as atividades principais do negócio, contribuindo para produtividade, economia e competitividade num mercado em constante evolução.
Para saber mais sobre Managed Print Services, entre em contato com a Mapel!
Lucas Pimenta, gerente comercial e de produtos da Mapel Soluções, atua na empresa há quase 10 anos. Formado em Administração pela PUC-MG, é especialista em análise de mercado e produtos, com experiência em parcerias e negociações de âmbito nacional e internacional, focado na expansão estratégica do Grupo Mapel.
