No ambiente corporativo contemporâneo, marcado pela competitividade e pela busca incessante por eficiência, as empresas enfrentam desafios que vão além da simples redução de custos. É fundamental otimizar processos, assegurar alta produtividade e manter o foco na atividade principal do negócio. Aí entra o Outsourcing de Impressão.
Ele surge como uma estratégia capaz de responder às demandas de modernização, permitindo que organizações de diferentes segmentos — sejam gráficas, editoras, lojas de informática e tecnologia, escolas, faculdades, hospitais ou redes de clínicas médicas — encontrem um caminho seguro para aprimorar sua gestão e efetuar economias expressivas.
A Mapel, por exemplo, entende que uma gestão de impressão mais enxuta e bem estruturada pode impactar positivamente vários aspectos de uma empresa, desde o controle financeiro até a sustentabilidade ambiental.
No entanto, ainda existem muitas dúvidas sobre como esse modelo funciona, quais são seus benefícios, os riscos envolvidos e quais estratégias podem ser adotadas para uma implementação bem-sucedida.
Neste texto, vamos explorar detalhadamente o conceito de Outsourcing de Impressão, mostrando como ele se diferencia da mera terceirização de serviços e quais são suas principais modalidades.
Também abordaremos os benefícios que essa solução pode trazer para os mais variados setores de mercado. Ao final, você terá uma visão ampla de como a gestão inteligente de impressão, conduzida por parceiros especialistas, pode impulsionar a competitividade do seu negócio de forma sustentável e duradoura.
O que é Outsourcing de Impressão?
O Outsourcing de Impressão é um modelo de negócio no qual uma organização delega a gestão de todo o seu ambiente de impressão a um fornecedor especializado.
Ao invés de a empresa cliente comprar e manter equipamentos (impressoras, copiadoras, scanners) por conta própria, além de suprimentos (papéis, toners, cartuchos), suporte técnico e software de gerenciamento, ela opta por contratar um parceiro que assume essas responsabilidades de forma integral ou parcial.
Em troca de um pagamento mensal ou de taxas ajustadas conforme o volume de impressão, o fornecedor garante a disponibilidade de máquinas, suprimentos e assistência, liberando a equipe interna para se dedicar a atividades mais estratégicas.
Uma das grandes vantagens desse modelo é a previsibilidade de custos. Em vez de incorrer em despesas variáveis e por vezes surpreendentes com manutenção emergencial ou compras de última hora, a empresa passa a ter uma despesa fixa ou previsível, garantindo melhor planejamento financeiro.
Outro ponto relevante é a possibilidade de customização do serviço. A flexibilidade de formatos e a expertise do fornecedor tornam o Outsourcing de Impressão uma solução bastante robusta para empresas de diferentes e ramos de atividade, incluindo aquelas que lidam com grande volume de documentos, como gráficas, editoras, lojas de informática, hospitais e redes de ensino.
Qual é a diferença entre terceirização e outsourcing?
Os termos terceirização e outsourcing são frequentemente usados de forma intercambiável, mas é importante notar que eles não são sinônimos perfeitos. Embora ambos envolvam a contratação de serviços externos, o outsourcing tende a ter um escopo mais estratégico e profundo.
A terceirização geralmente se refere a delegar determinadas tarefas pontuais ou processos específicos a fornecedores externos, muitas vezes sem grande integração ou compartilhamento de riscos. Já o outsourcing costuma englobar a gestão completa de uma função ou área de negócio, estabelecendo um relacionamento de parceria de longo prazo.
No caso do Outsourcing de Impressão, por exemplo, a empresa não apenas contrata uma equipe para realizar manutenção de impressoras em casos de falha — o que seria uma forma de terceirizar esse serviço técnico. Em vez disso, toda a responsabilidade sobre o parque de impressoras e suas operações é transferida para o fornecedor.
Esse fornecedor cuida de tudo, desde a escolha do modelo de impressora e instalação, até a reposição de suprimentos e atualização de software de gerenciamento. Ele se torna um parceiro estratégico, comprometido com a otimização do processo de impressão, a redução de custos e o aumento de produtividade.
A distinção também se reflete no nível de controle e de integração que a empresa contratante oferece ao fornecedor. Em um modelo simples de terceirização, a empresa contratante mantém quase todo o planejamento e coordenação, enquanto o serviço contratado é mais reativo e restrito.
Já no outsourcing, o parceiro externo assume uma posição mais ativa e responsável, definindo metas de desempenho (SLAs — Acordos de Nível de Serviço), gerando relatórios periódicos e até mesmo propondo inovações tecnológicas para melhorar o processo.
Quais são os tipos de outsourcing de impressão?
O Outsourcing de Impressão pode assumir diferentes formatos, dependendo das necessidades específicas de cada organização, do nível de controle desejado e do escopo do serviço que o fornecedor está apto a oferecer.
Embora existam diversas classificações, vamos destacar alguns modelos mais comuns que ilustram como esse tipo de serviço pode ser adaptado a negócios de diferentes portes e setores.
Outsourcing Total
Nesse modelo, o fornecedor gerencia completamente todo o parque de impressoras e multifuncionais da empresa, bem como os suprimentos e o suporte técnico.
A contratante praticamente não precisa se preocupar com nada relacionado à impressão: o parceiro se encarrega desde a definição de quais equipamentos são ideais para cada setor, até o monitoramento remoto e a reposição automática de toner ou cartuchos.
Esse formato é especialmente atraente para grandes organizações, como redes de clínicas médicas ou universidades, que possuem um ambiente de impressão complexo e carecem de recursos internos para administrá-lo com eficiência.
Outsourcing Parcial (Híbrido)
Em algumas situações, a empresa prefere manter sob sua responsabilidade apenas uma parte do parque de impressão ou certos setores sensíveis, terceirizando o restante.
Por exemplo, uma editora pode decidir entregar a gestão de impressoras de escritório ao fornecedor, mas manter sob controle próprio as máquinas de impressão offset ou digital de alta produção, consideradas estratégicas.
Esse arranjo híbrido permite que a contratante aproveite a expertise do fornecedor em setores onde não possui know-how, ao mesmo tempo em que conserva a gestão interna onde se julga indispensável.
Pay per Print (Custo por Página)
Nesse formato, muitas vezes chamado de “custo por página” ou “pay per print”, a cobrança é feita com base no volume de impressões mensais, incluindo normalmente equipamentos, manutenção e insumos básicos.
Para lojas de informática e tecnologia ou hospitais, esse esquema pode simplificar a gestão de custos, pois elimina a necessidade de adquirir máquinas e toners separadamente. Tudo é consolidado em uma só fatura, facilitando o planejamento orçamentário.
Modelos Baseados em SLA (Service Level Agreement)
Outra variação se baseia em acordos de nível de serviço em que o fornecedor se compromete a atender chamados de suporte em determinado prazo, manter certo nível de disponibilidade dos equipamentos ou até reduzir em X% os custos de impressão.
Esse modelo é frequente quando a organização tem forte compromisso com produtividade, como gráficas e editoras que não podem parar a produção por problemas técnicos.
Cada tipo de outsourcing de impressão apresenta benefícios e desafios diferentes, cabendo às empresas — e com apoio de consultorias como a Mapel — identificar qual solução melhor se adequa a suas metas e cultura organizacional.
Nesse processo, é fundamental avaliar cuidadosamente o volume de impressão, as necessidades de segurança da informação e o grau de especialização interna disponível para gerenciar equipamentos e suprimentos.
Benefícios do outsourcing de impressão para empresas
O Outsourcing de Impressão vem ganhando espaço no ambiente corporativo principalmente por oferecer uma gama de benefícios que abrangem desde a otimização de custos até a melhoria da qualidade e da disponibilidade dos serviços de impressão.
Quando implantado de forma adequada, esse modelo se traduz em vantagens claras para empresas de todos os tamanhos e segmentos, incluindo gráficas, editoras, lojas de informática e até instituições de ensino e saúde.
- Redução de Custos Operacionais:
O outsourcing evita compras e manutenções emergenciais, pois a empresa paga um valor fixo ou por página impressa. Além disso, fornecedores especializados negociam suprimentos em grandes quantidades, obtendo melhores preços. - Foco no Core Business:
Ao terceirizar a gestão de impressão, a equipe interna concentra esforços na atividade principal do negócio. Dessa forma, recursos e talentos voltam-se às áreas que impulsionam o crescimento e a competitividade. - Atualização Tecnológica Permanente:
O fornecedor renova equipamentos e ajusta tecnologias conforme a demanda cresce ou muda, livrando a organização do uso de impressoras obsoletas. Também garante acesso a soluções recentes de gerenciamento de documentos e segurança. - Monitoramento e Suporte Proativo:
Ferramentas de monitoramento remoto detectam falhas ou necessidade de toner antes de interromper o trabalho, permitindo intervenções preventivas. Contratos de SLA (Service Level Agreement) estabelecem prazos para solução de problemas, evitando gargalos. - Escalabilidade e Flexibilidade:
É possível ajustar a capacidade de impressão ou realocar equipamentos conforme oscilações na demanda, o que facilita a operação de instituições com picos sazonais, como escolas em épocas de provas e matrículas.
Em resumo, o Outsourcing de Impressão atende a necessidades de ganho de eficiência, melhor controle orçamentário e modernização de processos.
Na Mapel, oferecemos consultoria especializada para avaliar cada caso e propor a solução de outsourcing mais alinhada à realidade de cada organização, assegurando uma transição suave e colhendo resultados positivos desde os primeiros meses de implantação.
Quais são as desvantagens do outsourcing?
Apesar dos benefícios expressivos, é importante reconhecer que o Outsourcing de Impressão não é uma solução milagrosa que se encaixa perfeitamente em qualquer cenário. Toda decisão de negócio envolve prós e contras, e com o outsourcing não é diferente.
Conhecer as potenciais desvantagens ajuda as empresas — sejam gráficas, editoras, lojas de informática ou redes hospitalares e educacionais — a tomarem decisões mais embasadas e preparadas para lidar com eventuais desafios.
- Perda de Controle Direto:
Ao delegar totalmente a gestão de impressão a um fornecedor, a empresa perde autonomia na escolha de equipamentos e nos upgrades do parque. Contratos e SLAs podem amenizar esse problema, mas ainda há desconforto em depender de terceiros. - Risco de Dependência Excessiva:
Se o parceiro não cumprir prazos de manutenção ou entrega de suprimentos, o fluxo de trabalho pode ser severamente prejudicado. Escolher fornecedores de confiança, como a Mapel, reduz o risco de interrupções. - Dificuldade de Reversão:
Em contratos longos, pode ser caro ou complexo para a empresa encerrar o acordo e reassumir o controle interno do parque de impressão. Equipamentos e contratos podem ficar atrelados ao fornecedor, exigindo negociações extensas para mudança. - Custo para Menores Volumes:
O outsourcing pode não ser financeiramente vantajoso para quem imprime pouco, já que taxas mensais podem superar a compra de algumas impressoras próprias de pequeno porte. - Questões de Segurança e Confidencialidade:
Em locais sensíveis, como hospitais e faculdades, a terceirização pode gerar dúvidas quanto à privacidade de dados e à segurança dos sistemas de monitoramento remoto. Por isso, é fundamental escolher um parceiro que ofereça protocolos robustos de proteção.
Em suma, embora o Outsourcing de Impressão apresente um conjunto de vantagens significativas, essas desvantagens devem ser cuidadosamente ponderadas antes da adoção do modelo.
A Mapel está pronta para orientar nesse processo de análise, oferecendo soluções flexíveis e garantindo transparência nas negociações, de modo que as empresas possam aproveitar ao máximo o potencial do outsourcing sem serem surpreendidas por riscos mal avaliados.
Estratégias para um outsourcing de impressão eficaz
A adoção de um Outsourcing de Impressão pode se traduzir em grande economia, eficiência e modernização dos processos de uma empresa, mas para colher esses resultados de forma consistente é essencial planejar e executar a transição com cuidado.
A seguir, apresentamos algumas estratégias que podem ajudar gestores de gráficas, editoras, lojas de informática, escolas, hospitais e outros estabelecimentos a implementar o modelo de outsourcing de maneira bem-sucedida.
- Mapeamento e Análise Inicial
Faça uma auditoria do ambiente de impressão: número de equipamentos, volume mensal de páginas, custos de manutenção e suprimentos. Esse diagnóstico ajuda a comparar o cenário atual com as propostas de outsourcing, avaliando viabilidade financeira e operacional. - Escolha Criteriosa de Fornecedores
Procure parceiros experientes, com reputação sólida e soluções que se ajustem às demandas do seu negócio. Entenda como lidam com suporte técnico, suprimentos e atualização de equipamentos. A Mapel, por exemplo, disponibiliza consultores especializados e soluções personalizadas para cada cliente. - Definição de SLAs (Acordos de Nível de Serviço)
Formalize prazos para suporte, reposição de suprimentos, disponibilidade de equipamentos e metas de redução de custos. SLAs claros evitam ambiguidades e permitem acompanhar resultados, incentivando a melhoria contínua. - Treinamento e Envolvimento da Equipe
Mesmo com o fornecedor assumindo grande parte das tarefas, oriente os colaboradores sobre uso adequado dos equipamentos e registro de problemas. Um time bem informado agiliza a identificação de falhas e diminui riscos de mau uso. - Monitoramento Contínuo e Melhoria de Processos
O outsourcing não é estático: com o tempo, a demanda de impressão pode mudar. Revise periodicamente o contrato e o desempenho do fornecedor, ajustando metas e estratégias conforme necessário. - Transparência nos Relatórios
Solicite relatórios frequentes de volume impresso, chamados de suporte, tempo de resolução de problemas e consumo de suprimentos. Esses dados facilitam verificar se as metas estabelecidas estão sendo cumpridas e se o investimento se justifica.
Para a Mapel, a chave do sucesso no outsourcing de impressão envolve análise detalhada de cada caso e acompanhamento contínuo, garantindo que o modelo permaneça alinhado às metas de produtividade, inovação e eficiência do cliente.
Exemplos de empresas de sucesso no outsourcing de impressão
Ao longo dos últimos anos, diversos casos de sucesso evidenciam como o Outsourcing de Impressão tem se provado uma estratégia eficaz para diferentes perfis de empresas.
Não se trata apenas de gigantes globais, mas também de organizações locais que viram na externalização da gestão de impressão uma forma de reduzir custos, aprimorar processos internos e liberar recursos humanos para atividades mais estratégicas. Aqui estão alguns exemplos ilustrativos:
- Grupo Editorial de Revistas:
Uma editora de médio porte, sobrecarregada por impressoras internas para provas e materiais de marketing, adotou o outsourcing para pagar um valor fixo baseado em impressões mensais. Com máquinas atualizadas e suprimentos gerenciados pelo fornecedor, o time interno pôde focar no conteúdo editorial e em anunciantes.
- Hospital Universitário:
Sem padronização de equipamentos ou controle centralizado de impressoras para prontuários, prescrições e relatórios, essa instituição de saúde optou por um contrato de outsourcing. Padronizou-se o parque de impressão, instalaram-se sistemas de bilhetagem e automatizou-se a reposição de toner, reduzindo falhas e gerando economia no orçamento de TI.
- Rede de Lojas de Informática:
Em vez de manter infraestrutura própria para banners, folhetos e adesivos, a rede transferiu toda a gestão de impressão para um parceiro. O contrato incluiu a capacidade de escalar a produção em períodos de lançamentos, evitando a compra de equipamentos que ficariam ociosos a maior parte do ano.
- Instituição de Ensino Privada:
A faculdade sofria com alto volume de impressão em épocas de provas e matrículas, gerando desperdícios em baixa temporada. Após contratar o outsourcing e receber consultoria da Mapel, adotou multifuncionais de alta performance, com monitoramento de uso e alertas preventivos. O custo por página caiu e o campus ganhou eficiência.
Cada um desses exemplos demonstra a flexibilidade e os resultados práticos que o Outsourcing de Impressão pode alcançar, desde a racionalização de custos até a inovação em modelos de negócio.
A transição para esse modelo exige planejamento e parcerias de confiança, mas quando bem executada, se converte em vantagem competitiva e maior satisfação nos serviços prestados.
Conclusão
O Outsourcing de Impressão desponta como uma solução inteligente e abrangente para as demandas de empresas modernas que buscam aliar eficiência, inovação e redução de custos.
Enquanto a simples ideia de “terceirizar” a impressão pode não ser novidade, a evolução desse modelo vem se consolidando como uma verdadeira parceria estratégica, com o fornecedor assumindo responsabilidade por toda a infraestrutura e serviços associados à impressão.
A Mapel, entendendo as necessidades de seus clientes em um cenário cada vez mais competitivo, oferece consultoria especializada e um portfólio completo de soluções que tornam esse processo fluido e vantajoso.
Lucas Pimenta, gerente comercial e de produtos da Mapel Soluções, atua na empresa há quase 10 anos. Formado em Administração pela PUC-MG, é especialista em análise de mercado e produtos, com experiência em parcerias e negociações de âmbito nacional e internacional, focado na expansão estratégica do Grupo Mapel.
